Как написать деловое письмо, чтобы его не отправили в «спам»: пять советов Максима Ильяхова

Фев 11 2020

Известный лингвист, редактор, автор книги «Пиши, сокращай» Максим Ильяхов провел для работников соцзащиты тренинг по правилам деловой переписки. Два дня слушатели программы учились редактировать, выстраивать общение внутри коллектива и вести переписку по электронной почте так, чтобы она не отправлялась в папку «Корзина» или «Спам».


Тренинг на площадке столичного Института дополнительного профессионального образования работников социальной сферы собрал порядка 20 специалистов, работающих в столичной системе соцзащиты: от руководителей учреждений до редакторов и корреспондентов пресс-служб. Всех их объединило желание научиться писать коротко, емко, доходчиво.


Деловая переписка — один из основных способов коммуникации с коллегами на работе. Как через дистанционное общение показать уважительное отношение и заботу об интересах адресата? Эти вопросы стали основными на тренинге Максима Ильяхова.


«На работе большинство из нас настроено на сотрудничество. Общаясь лично, мы стремимся быть дружелюбными, по-человечески реагировать на конфликты. На совещаниях стараемся формулировать мысли как можно понятнее. Но как только речь заходит о письменном общении, что-то идет не так. Штампы, сухой официальный стиль, небрежность… Это сложившаяся традиция деловой переписки способна нанести рабочим отношениям серьезный вред», — считает спикер.



ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЕРЕПИСКИ


Максим Ильяхов рекомендует на стандартную офисную переписку всегда смотреть глазами получателя и дает несколько советов, как составить письмо, чтобы читатель быстрее и качественнее разобрался в предмете сообщения.


№ 1. Сформулируйте тему письма — четко и понятно. Неслучайно многие почтовые интерфейсы автоматически напоминают, чтобы при отправлении письма была заполнена «Тема сообщения». Получатель должен понимать, что и когда от него хотят. В теме нужно указывать подробности, которые помогут человеку принять решение: отвечать ли ему на письмо сразу или можно отложить.



  • Некорректный вариант: «Участие в тренинге».

  • Приемлемо: «Участие в тренинге М. Ильяхова: регистрация сегодня, 10.02.2020, до 14-00».


№ 2. Одно письмо посвящено только одному делу. Допустим, вы ведете много проектов и по каждому есть вопросы. Не надо мешать все в кучу. Лучше обсудить в переписке несколько деталей одного дела, чтобы читатель не переключал свое внимание между проектами.



  • Некорректный вариант: «Ира, здравствуй! У нас изменился состав и количество участников тренинга „Деловая переписка“. Сверь, пожалуйста, список, который я прикрепила к этому письму, с тем, что есть у тебя.

    И надо обсудить, кто будет курировать мартовские мастер-классы. Есть четыре кандидатуры: Иванов, Петров, Сидоров, Загоруйко. Созвонись с ними».



  • Приемлемо: «Ира, здравствуй! У нас изменился состав и количество участников тренинга „Деловая переписка“. Сверь, пожалуйста, список, который я прикрепила к этому письму, с тем, что есть у тебя.

    Если окажется, что в аудитории не хватает мест, нужно забронировать конференц-зал на 11 февраля, с 9-00 до 18-00».


№ 3. Помогите читателю понять, что в вашем письме главное. Помните, у всех много работы и мало времени, и когда человек получает по почте «простыню» сплошного текста, ему потребуется лишнее время, чтобы углубиться в детали. Захочет ли он тратить на это драгоценные полчаса? Вряд ли (особенно руководитель)!


Поделите свое письмо на абзацы, используйте в тексте списки с цифрами и буллитами. Так вы поможете читателю быстрее ухватить главное. Отлично работает прием «косточки»: в начало абзаца выносится главная мысль и выделяется наглядно.


№ 4. Необходимые документы прикладывайте сразу к письму, а ссылки — объясняйте. Вместо фразы «Список участников тренинга лежит в папке на сервере» прикрепите сам документ к сообщению. И другие материалы, которые понадобятся человеку для работы. Исключение: объемные презентации или тяжелые фотоархивы, которые «подвешивают» почту. Тут уж без ссылки на хранилище не обойтись.


Когда вставляете ссылку в письмо, обязательно подписывайте, куда она ведет. Например, «Фотографии с тренинга М. Ильяхова: \\share\FTP\Фотографии Саши».


№ 5. Указывайте контактную информацию. Не забывайте указывать свое имя и контакты, по которым можно с вами связаться.


«Максим говорил о сложных вещах простым языком. Я получила ответы на многие вопросы, например, как „оживить“ скучный текст, какие фото лучше использовать в статьях и многое другое. Теперь осталось использовать эти советы на практике и писать легко и сокращать без сожаления», — поделилась участница тренинга Юлия Плом.


«Тренинг у Максима Ильяхова напомнил мне семинары по стилистике на факультете филологии, только с современными фишками и юмором. На занятиях узнала, что такое „труизм“ в деловой переписке и как корректно ответить агрессивно настроенному человеку. Мы разбирали тексты по „косточкам“ и делали их более читабельными», — рассказала другая участница Татьяна Арбекова.




СЛЕДУЮЩИЙ ТРЕНИНГ — «ГОВОРИТ ГОСУДАРСТВО»


Обучающая программа по деловой переписке стала первой в цикле тренингов Максима Ильяхова для работников соцзащиты. Следующий курс запланирован на 19-20 февраля и будет называться «Говорит государство». Он посвящен официальным сообщениям властей и канцеляриту в документации. На занятиях Максим Ильяхов расскажет, как общаться с жителями, отвечая на их запросы максимально понятно и с пользой.